Remember the Milk como gestor GTD

Hace tiempo que le debo un pequeño favor a Remember the Milk, el software que utilizo para aplicar mi sistema GTD particular. Se lo debo porque desde que empecé a utilizarlo, allá por Julio de 2010, me ha servido para conseguir organizarme con eficacia.

Lo más importante ya no es la organización en sí misma, sino que el hecho de estar mejor organizado ha hecho posible que pueda hacer más tareas con el mismo tiempo disponible. Lo que viene siendo una definición de libro de aumento de productividad.

Desde que lo comencé a utilizar he probado otros, pero ninguno me ha convencido como para cambiarme. Wünderlist ha sido el que más cerca ha estado, pero la espectacular interfaz no ha sido suficiente para compensar su sorprendente falta de funcionalidades básicas, como la de poner horas a las tareas.

Mucha gente me ha hablado de Evernote, al cual le he dado más de una oportunidad, sin embargo para mí es una buena herramienta para la fase de “Captura”, pero no para gestionar el sistema GTD completo. Y Things parece que está muy bien, pero está reservado a usuarios de Mac.

RTM es un sistema potente, aunque solo uso una parte. Sigo GTD como sistema de trabajo, pero no de forma estricta. Digamos que lo he personalizado a mi gusto, para evitar que el propio sistema acabe conmigo, y porque hay aspectos del mismo que no comparto.

Pensad que en el momento en que se escribió Getting Things Done (2003), muchas de las herramientas con las que hoy en día contamos no existían, y esas herramientas facilitan mucho determinadas tareas del sistema, y las simplifican.

Cómo uso RTM

Para utilizar RTM como gestor GTD, me he creado una serie de etiquetas que simbolizan cada fase del proceso GTD:

• #na para Next Actions
• #someday para Someday/Maybe
• #read para Read/Review
• #ref para Reference
• #wait para tareas en Espera

Con la funcionalidad de poder guardar cada búsqueda como una lista, me he creado tantas listas como etiquetas, de tal manera que mi RTM es una versión digital completa del sistema físico de bandejas que tengo en mi despacho. Así, tengo la lista “next actions” que me muestra automáticamente todas las tareas que tienen asignadas la etiqueta na, o una lista “en espera”, que me muestra aquellas marcadas con la etiqueta #wait.

Además, me he creado algunas etiquetas adicionales, como #calendario, que me ayuda a ver de un plumazo las citas que tengo anotadas (una de las pegas del sistema GTD es supone que debes llevar una agenda por un lado y tu sistema por otro, de esta manera los he fusionado).

En lo que respecta a la gestión de ubicaciones, me he creado una etiqueta #@entransito, que consulto siempre que tengo que salir de la oficina, para ver recados que tengo pendientes de hacer. (RTM contempla de forma nativa las ubicaciones, de tal manera que puedes asignar tareas a una ubicación concreta con sus coordenadas, y después consultar desde tu móvil, por ejemplo, tareas que tienes que hacer cerca de donde estás en ese momento. Sin embargo no la uso porque no me hace falta llegar a tanto nivel de detalle.)

Por último, y siguiendo el sabio consejo del amigo David Allen acerca de tareas que se pueden hacer en tiempos muertos, he creado las etiquetas #llamadas y #mail, que consulto siempre que tengo algún rato libre, para ver llamadas o emails que puedo enviar mientras espero una reunión, o voy en el coche.

A partir de ahí, las combinaciones son muchas. Por ejemplo la lista de Next Actions la tengo separada en 2 listas: una para las siguientes acciones con fecha (eventos o tareas que vencen en una fecha determinada y además requieren de mi atención) y otra sin fecha (tareas que tengo que hacer en cuanto me sea posible, pero no tienen una fecha de vencimiento). Esta división me ayuda por ejemplo, a separar lo que verdaderamente es importante, de las acciones que sí tengo que hacer pero no necesariamente en este momento.

Lo que más me gusta de RTM

Hay varias razones por las que Remeber The Milk es mi gestor GTD de referencia:

• Es multidispositivo y multisistema. Tengo la aplicación en el iPhone, en el iPad y para lo demás, cualquier ordenador del mundo me sirve para acceder a mis tareas. Además, se actualiza entre dispositivos de forma muy rápida y en segundo plano. Puedes estar seguro de que lo que anotas en el iPhone durante una reunión entrará en la rueda de tu sistema sin tener que hacer nada más. OJO que para poder tenerlo en el iOS hay que ser Pro, pero cuesta tan solo 25 dólares al año, y de verdad, los vale.
• La carga de tareas es muy rápida. Tanto en el iPhone como en el iPad, en la mayor parte de los casos, lo que necesito es anotar algo, rápido, y asegurarme de que queda depositado en mi “bandeja virtual” adecuada. Las apps de iPhone y iPad son muy buenas en ese sentido. Mediante un sistema de iconos, poner etiquetas o vencimientos a la tareas según las creas, es muy rápido. Además, puedes usar atajos de teclado como #, ^o ! para etiquetar, poner fecha o prioridad a una tarea “al vuelo”. Con ese sistema, tardo apenas unos segundos en anotar algo en mi sistema, garantizar que estará bien archivado, y vaciar de paso mi “RAM personal” como dice Allen.
• Es muy versátil. Las listas inteligentes son una de las mejores funcionalidades del sistema. Como veis, mi sistema tiene una forma determinada, pero cada uno se puede montar el suyo. Dicho de otro modo, es un software que puedes usar para llevar tu sistema GTD, o cualquier evolución del mismo que se te ocurra. Además, las listas inteligentes te permiten sacarle jugo al archivo, ya que puedes hacer consultas con operadores (o botones) como la lista de las tareas que vencen antes de un evento determinado, o las tareas completadas en tal fecha, etc.
• Permite tareas repetitivas. Todos tenemos tareas que se repiten periódicamente. La mejor forma de no olvidarse es anotarlas en el RTM. Luego podrás hacerlas o no, pero tienes la garantía que te avisará para recordártelas. Por ejemplo, una de las que uso yo es para que todos los viernes por la tarde me recuerde que tengo que hacer la revisión del sistema GTD. (y sí, algún viernes me la salto…)
•  ”Entiende” lo que escribes. Esto es básico. Así como la carga de tareas ágil es importante, también lo es que si escribes “jeuves” en vez de “jueves” porque vas a toda prisa, RTM entienda que has querido poner “jueves”, y asigne la tarea a ese día. Lo mismo para con las tareas repetitivas, en las que puedes cargar la repetición “semánticamente”, como por ejemplo “cada dos semanas“, o “el primer martes de cada mes“, y el sistema se encarga de traducir eso en eventos repetitivos.
• Ubicaciones. Aunque es algo que no utilizo demasiado, es muy útil si viajas mucho, o trabajas in-company en varios clientes, poder repasar las tareas pendientes en función de donde estés en cada momento. O anotar que cuando pases por el centro comercial te acuerdes de pasar por tal tienda o tal otra. Simplemente consultas tareas “Cercanas” en tu móvil, y listo.

En conclusión, muy recomendable herramientas si usáis GTD como sistema de trabajo y necesitáis consultar o “capturar” tareas desde cualquier parte y rápidamente. Al menos, a mí me ha ayudado a completar, a día de hoy y desde que comencé a utilizarlo, 2.801 tareas.

¿Alguno usáis RTM para vuestro sistema GTD? ¿Algún otro que os haya gustado más?

Redes Sociales en la PYME

Hace una semana tuve el honor de poder participar como ponente en la jornada “Redes Sociales y su utilidad más allá de las modas“  junto con con dos grandes cracks del marketing y las redes sociales como Alberto Lázaro y Rubén Bastón. La sesión fue organizada por José Manuel Alarcón en el marco del Foro de la Sociedad de la Información del Club Financiero de Vigo.

Alberto Lázaro comenzó hablando de las claves para que las pequeñas empresas puedan aprovechar las redes sociales como una herramienta de diferenciación, y una vía de transmisión e “infección” de sus productos y servicios a través de historias.

En mi caso, expliqué las lecciones que aprendimos en Buscadestinos.com en nuestra campaña x1euro, que, con poco presupuesto y mucha imaginación, nos permitió generar una comunidad interesante en torno a nuestra marca.

Finalmente, Rubén Bastón nos enseñó las moralejas que podemos extraer de los fallos que otros han cometido anteriormente en las redes sociales, desde un punto de vista cronológico, y, como siempre, con una presentación muy amena.

Conclusiones

Del interesante debate posterior, se pueden extraer varias conclusiones, que creo son las que dan valor añadido a la iniciativa, y quiero compartirlas con vosotros:

• Es necesario tener un oferta diferencial, contar una historia, sobresalir. Tanto en el mundo off-line como en las redes sociales, el consumidor tiene una sobredosis de información difícil de asumir. Sin grandes medios a nuestro alcance, ni publicitarios ni presupuestarios, las PYMES debemos optar por el camino de la diferenciación, de aportar valor a nuestra oferta, para poder competir. Algunos de los ejemplos que aportó Alberto Lázaro son bastante significativos: Lavanderías-cafetería (http://wash-coffee.com/), Chocolateros artesano (http://mastbrothers.com/) o baños publicos con glamour (http://www.2theloo.com/)
• Para tener un valor diferencial, no hace falta una gran inversión, simplemente aplicar la creatividad que todos llevamos dentro, al conocimiento de nuestro negocio, mercado y cliente.
• Si vas a llevar a cabo campañas de social media, conoce antes el medio, y ponte en disposición a aceptar la conversación. Casos de éxito como el twitter de R (http://twitter.com/mundoR) compartieron el debate con sonadas meteduras de pata como la famosa “United Breaks Guitars“, el obituario adelantado de Fraga, o el caso IKEA.
• No hay una red social de referencia. Alguno de los asistentes preguntó en qué red social debía estar. Como buenos gallegos, todos opinamos “depende”. Depende de tus objetivos. Todos coincidimos en que las redes sociales son un medio, no un fin en si mismas, y que debes partir de tus objetivos hacia abajo, construyendo relaciones con tus clientes que traspasen “fronteras digitales”.

Generación de Modelos de Negocio

Se acerca la nueva edición de The Monday Reading Club, que tengo el honor de co-organizar con grandes profesionales como José Manuel Alarcón, Nico Castro, Javier Varela y el que nos lió a todos, Jesús López.

En esta ocasión, nos reuniremos el 12 de Septiembre a las 19:30, como siempre en La Casa del Libro, para hablar acerca del libro “Generación de Modelos de Negocio” de Alexander Osterwalder y Yves Pigneur.

El libro aborda desde una perspectiva muy esquemática, limpia y accesible, la manera de generar nuevos modelos de negocio en sector tradicionales. A través del famoso “Canvas“, propone que repasemos punto por punto todos aquellos aspectos que debemos tener en cuenta para hacer las cosas de una manera novedosa, distinta, innovadora, y conseguir “romper” las reglas de nuestro sector.

Apple, Google, Zara, Wall-mart…muchos son los ejemplos a lo largo de los años, de empresas cuyo éxito se fundamentó en afrontar las soluciones a los problemas de los clientes de su sector de manera distinta, creando mercados de la nada (iPad, Publicidad en buscadores) o reinterpretando de manera magistral sectores tradicionales (Inditex).

Es sin duda un libro interesante, ameno, muy recomendable para “limpiar la mente” si estás pensando en emprender, y en esta ocasión se encargará de presentarlo Pablo Moreiras, que fue quien nos habló del libro en primer lugar

Tengo un sueño, ¿me ayudas?

Antes de que empieces a leer, ten en cuenta que este post no tiene que ver con la línea habitual de este blog. No habla de tecnología, ni de innovación, ni de Social Media. Sin embargo, creo que mi blog personal la mejor tribuna para albergarlo porque no es más que eso, una reflexión muy personal.

Una de las cosas que tiene ser padre, además de todo lo obviamente maravilloso, es que de repente las frases que tu madre te repetía como un mantra cuando eras crío, cobran sentido. Yo mismo he recogido ese testigo inconscientemente, y me encuentro diciéndole a mis hijas “apaga las luces“, “tú te crees que el dinero crece en los árboles“, “cómo te lo tengo que decir“, o “no se tira la comida“.

Esta última es más que seguramente común a todos los que, como yo, tengáis padres nacidos en la postguerra, que se criarion valorando mucho lo que significaba poder llevarse todos los días algo a la boca, lo cual, en Galicia, afortunadamente y gracias a las leiras, no fue un problema tan grave como en otras zonas de España.

La situación actual no es comparable a una postguerra, pero sí es crítica para muchas familias, que se han encontrado sin recursos económicos en poco tiempo, por los motivos que sean.

El Supermercado y el pollo

Llevo tiempo pensando en cómo puedo ayudar a la gente que tengo cerca a que no pase hambre. Lamentablemente cada vez más gente parte de nosotros la pasa, y si no cambian las cosas pronto, puede que sea un problema importante en nuestra sociedad. He aportado dinero a ONGs locales, e intento ayudar en lo que sea, pero siempre me queda la sensación de que puedo hacer más.

El otro día, a la entrada del supermercado, un hombre de mediana edad franqueaba la entrada, pidiendo limosna. Me paró y me dijo que no quería dinero, que por favor le comprase un pollo. A la salida del súper le dí el pollo, y me di cuenta de que aquella era la gota que colmaba el vaso: tenía que intentar hacer algo más para ayudar a la gente que tengo cerca.

Tengo un sueño

Mi sueño es poder ayudar a la gente que tengo cerca a que no pase hambre, reciclando los alimentos que cada día desperdiciamos en nuestras casas.

Ayudar a la señora que te cruzas por la calle que no ha cenado ayer y hoy no sabe si comerá. Al niño que no entiende que está pasando, pero entiende que a veces no tiene nada que llevarse a la boca, al anciano, al padre…a que no pasen hambre. Porque no puedo darles un empleo, no puedo darles dinero, no puedo darles expectativas ni esperanzas, pero si puedo ayudar a que parte de la comida que sobra en todas las casas todos los días, llegue a quien realmente la necesita,  podremos entre todos ayudar a mucha gente todos los días.

El plan

Piensa en lo que diariamente tiras a la basura en tu casa. ¿Cuánto de ello es comida que se puede aprovechar? Me saca de mis casillas tirar comida. Me da un pinchazo el alma cada vez que un plato medio lleno acaba en el contenedor. La gente que pasa hambre en tu ciudad no tiene qué llevarse a la boca, mientras tú tiras la primera y la última rebanada del pan de molde, o una galleta que resulta que a tu hijo ya no le gusta.

Piensa la de cosas que diariamente serían válidas para consumir esa misma noche  si las fueses guardando en vez de tirarlas. Piensa en los guisantes que apartan tus hijos. En el pan que sobró de la comida. Seguro que se te ocurren más ejemplos.

Ahora multiplica eso por todas las casas de tu edificio. De tu manzana. De tu barrio. De tu ciudad. De España. Del Mundo.

Ahora piensa que esa comida se la pudieras dar a alguien que esa noche pasará hambre. ¿Se la darías?

¿Cómo puedo ayudar?

Como ya te habrás dado cuenta, mi sueño tiene alguna que otra complicación para ser llevado a cabo. Implicaciones sanitarias, logísticas, de comunicación, de coordinación, legislativas.

Por eso os pido ayuda. Por intentarlo que no quede.

Mi objetivo no es lucrativo, no hago esto por interés, solo lo hago porque quiero ayudar a la gente que tengo cerca.

La idea es juntar a un grupo de profesionales que esté interesado en desarrollar esta idea aportando su conocimiento y experiencia en su área, analizar las implicaciones de llevarla a la práctica, y si es factible, simplemente, hacerlo.

Ayudar a los demás. Las nuevas tecnologías nos darán el soporte para poder coordinar el trabajo tanto si estás el Lugo como si estás en Sevilla, o en Kuala Lumpur.

Creo que necesitaríamos profesionales o empresas en los siguientes ámbitos para analizar las implicaciones:

• Profesionales sanitarios
• Abogados
• Profesionales de la gastronomía
• Personal de la Administración Pública
• Diseñadores gráficos
• Periodistas
• Profesionales de la logística alimentaria
• Representantes de ONGs
• Químicos
• etc.

* Si crees que tienes un perfil que se me ha olvidado y puede contribuir a desarrollar el proyecto, adelante. Esto es un primer esbozo.

Espero poder convertir mi sueño en realidad, y crear un grupo de trabajo que pueda llevar esto adelante. ¿Me ayudas?

Si estás interesado en aportar tu granito de arena, por favor envíame un mail a tengounsueno.meayudas@gmail.com

10 claves para entender Google +

En primer lugar, gracias por llegar a mi blog. Eso indica que tenías un interés real en leer el supuesto post acerca de Google +

Pero sencillamente, el post no existe. Es un experimento. Simplemente quiero averiguar cuánta gente retuitea un post en twitter sin leerlo siquiera. Para ello, contaré la gente que ha abierto este post, y la gente que lo retuitea.

Si hay más RTs que lecturas…pues, bueno, se cumplirá mi teoría:

UN ALTO PORCENTAJE DE LA GENTE REUTITEA SIN LEER LO QUE RETUITEA, SIEMPRE QUE SE CUMPLAN ALGUNAS CONDICIONES:

1. El post es de un tema de actualidad, o polémico
2. El post incluye las palabras:
   1. Social media
   2. ROI
   3. Google
   4. Facebook
3. El título incluye un listado de cosas (“10 maneras efectivas de…”, “las 5 claves para…”, “20 trucos para dominar…”) etc

A ver si tengo razón o no.

Por lo de pronto, gracias por acceder al post, demuestra que eres de los que lee los tuits antes de retuitearlos…ah! y de paso te pido un favor: retuitea este post, para que el experimento tenga la mayor difusión posible

¿Twitter o Facebook?

Hace tiempo que quiero escribir acerca de las diferencias de Twitter frente a Facebook, y cuál es mi opinión al respecto. Las diferencias más o menos todos las tenemos claras, pero a la hora de emitir una opinión, me pasaba algo curioso: ni estaba muy seguro de cuál me gusta más (ni creo que sean excluyentes), ni quería emitir una valoración subjetiva sin más.

Por eso, he intentado “objetivizar” mi opinión, que veréis al final de este post. Para ello, he cogido las 100 últimas entradas de mi timeline en ambas redes, y he clasificado cada una según su tipología, para determinar cuál de las 2 redes me resultaba más relevante, productiva, útil o divertida a la hora de seguirla.

Huelga decir que el análisis no es ni mucho menos concluyente por varias razones, pero las más claras:

1. Las 100 últimas entradas no son representativas del timeline en su totalidad (pero algo había que coger)
2. No sigo a las mismas personas en Facebook que en Twitter, por lo que la comparación ya es de por sí heterogénea

Después, he ponderado cada entrada, en función de lo que para mí representa. Es decir, el spam para mí no es bueno, por lo que lo pondero con -1 puntos. Los periódicos digitales me son indiferentes, ni me molestan ni me emocionan, así que los pondero con un 0. Finalmente, las cuestiones relevantes (posts interesantes, recomendaciones, ofertas de empleo, etc.) las pondero positivamente, con un 1.

Claro, que cada uno puede tener su ponderación, así que de nuevo, el análisis no es concluyente porque contempla mis ponderaciones personales. Si a tí te gusta leer humor irrelevante, por ejemplo, tu puntuación final sería distinta de la mía, obviamente.

Para que el análisis fuese concluyente, además habría que coger varios días, a horas distintas, etc. Dicho esto, sigue siendo un ejercicio interesante, y sobre todo divertido.

Las categorías en que he dividido las entradas son diversas, las principales:

• Enlace a post relevante.
• Autobombo
• Peloteo
• Estoy haciendo nosequé (check-ins o entradas del tipo “Me pica el pie derecho, me voy a tomar un colacao, bla bla bla…)
• Humor irrelevante (cosas como “si Belen Esteban fuera presidenta, tendríamos un Ministerio de Higualdad”, etc.)
• Frases lapidarias. Este categoría me encanta, sobre todo en Twitter. Frases que pretenden sentar cátedra, gurusianas a tope, y que en la mayor parte de las veces, no tienen ni pies ni cabeza
• Conversación no relevante. Ver a otros hablar de cosas que ni me van ni me vienen.
• Peloteo (encantado de haber conocido al gran nosequién, o que crack fulano de cual, etc…)
• Otras (denuncia social, recomendaciones, etc.)

Pues bien, los datos de las últimas 100 entradas de mi timeline son los siguientes:

Leyendo la tabla, veréis que aplicando el sistema de puntuación mío particular, Twitter sale perdiendo, sobre todo por el impacto del humor irrelevante, el peloteo y el spam, mientras que Facebook sale bastante bien parado.

Realmente la tabla no es fiel reflejo de mi opinión personal. Quizás me guste más Facebook que Twitter porque me roba menos tiempo, y me gusta poder tener una conversación agrupada visualmente dentro de la ráiz, no a través de @replies. Pero hay un dato destacable, que compensa el humor irrelevante, peloteo y demás cuestiones: los enlaces a post relevantes. Ahí twitter se lleva la palma.

¿Qué opináis vosotros? ¿Os animáis a hacer una tabla similar con vuestros timelines?