Remember the Milk como gestor GTD

Remeber The MilkHace tiempo que le debo un pequeño favor a Remember the Milk, el software que utilizo para aplicar mi sistema GTD particular. Se lo debo porque desde que empecé a utilizarlo, allá por Julio de 2010, me ha servido para conseguir organizarme con eficacia.

Lo más importante ya no es la organización en sí misma, sino que el hecho de estar mejor organizado ha hecho posible que pueda hacer más tareas con el mismo tiempo disponible. Lo que viene siendo una definición de libro de aumento de productividad.

Desde que lo comencé a utilizar he probado otros, pero ninguno me ha convencido como para cambiarme. Wünderlist ha sido el que más cerca ha estado, pero la espectacular interfaz no ha sido suficiente para compensar su sorprendente falta de funcionalidades básicas, como la de poner horas a las tareas.

Mucha gente me ha hablado de Evernote, al cual le he dado más de una oportunidad, sin embargo para mí es una buena herramienta para la fase de “Captura”, pero no para gestionar el sistema GTD completo. Y Things parece que está muy bien, pero está reservado a usuarios de Mac.

RTM es un sistema potente, aunque solo uso una parte. Sigo GTD como sistema de trabajo, pero no de forma estricta. Digamos que lo he personalizado a mi gusto, para evitar que el propio sistema acabe conmigo, y porque hay aspectos del mismo que no comparto.

Pensad que en el momento en que se escribió Getting Things Done (2003), muchas de las herramientas con las que hoy en día contamos no existían, y esas herramientas facilitan mucho determinadas tareas del sistema, y las simplifican.

Cómo uso RTM

Para utilizar RTM como gestor GTD, me he creado una serie de etiquetas que simbolizan cada fase del proceso GTD:

  • #na para Next Actions
  • #someday para Someday/Maybe
  • #read para Read/Review
  • #ref para Reference
  • #wait para tareas en Espera

Con la funcionalidad de poder guardar cada búsqueda como una lista, me he creado tantas listas como etiquetas, de tal manera que mi RTM es una versión digital completa del sistema físico de bandejas que tengo en mi despacho. Así, tengo la lista “next actions” que me muestra automáticamente todas las tareas que tienen asignadas la etiqueta na, o una lista “en espera”, que me muestra aquellas marcadas con la etiqueta #wait.

Además, me he creado algunas etiquetas adicionales, como #calendario, que me ayuda a ver de un plumazo las citas que tengo anotadas (una de las pegas del sistema GTD es supone que debes llevar una agenda por un lado y tu sistema por otro, de esta manera los he fusionado).

En lo que respecta a la gestión de ubicaciones, me he creado una etiqueta #@entransito, que consulto siempre que tengo que salir de la oficina, para ver recados que tengo pendientes de hacer. (RTM contempla de forma nativa las ubicaciones, de tal manera que puedes asignar tareas a una ubicación concreta con sus coordenadas, y después consultar desde tu móvil, por ejemplo, tareas que tienes que hacer cerca de donde estás en ese momento. Sin embargo no la uso porque no me hace falta llegar a tanto nivel de detalle.)

Por último, y siguiendo el sabio consejo del amigo David Allen acerca de tareas que se pueden hacer en tiempos muertos, he creado las etiquetas #llamadas y #mail, que consulto siempre que tengo algún rato libre, para ver llamadas o emails que puedo enviar mientras espero una reunión, o voy en el coche.

A partir de ahí, las combinaciones son muchas. Por ejemplo la lista de Next Actions la tengo separada en 2 listas: una para las siguientes acciones con fecha (eventos o tareas que vencen en una fecha determinada y además requieren de mi atención) y otra sin fecha (tareas que tengo que hacer en cuanto me sea posible, pero no tienen una fecha de vencimiento). Esta división me ayuda por ejemplo, a separar lo que verdaderamente es importante, de las acciones que sí tengo que hacer pero no necesariamente en este momento.

Lo que más me gusta de RTM

Hay varias razones por las que Remeber The Milk es mi gestor GTD de referencia:

  • Es multidispositivo y multisistema. Tengo la aplicación en el iPhone, en el iPad y para lo demás, cualquier ordenador del mundo me sirve para acceder a mis tareas. Además, se actualiza entre dispositivos de forma muy rápida y en segundo plano. Puedes estar seguro de que lo que anotas en el iPhone durante una reunión entrará en la rueda de tu sistema sin tener que hacer nada más. OJO que para poder tenerlo en el iOS hay que ser Pro, pero cuesta tan solo 25 dólares al año, y de verdad, los vale.
  • La carga de tareas es muy rápida. Tanto en el iPhone como en el iPad, en la mayor parte de los casos, lo que necesito es anotar algo, rápido, y asegurarme de que queda depositado en mi “bandeja virtual” adecuada. Las apps de iPhone y iPad son muy buenas en ese sentido. Mediante un sistema de iconos, poner etiquetas o vencimientos a la tareas según las creas, es muy rápido. Además, puedes usar atajos de teclado como #, ^o ! para etiquetar, poner fecha o prioridad a una tarea “al vuelo”. Con ese sistema, tardo apenas unos segundos en anotar algo en mi sistema, garantizar que estará bien archivado, y vaciar de paso mi “RAM personal” como dice Allen.
  • Es muy versátil. Las listas inteligentes son una de las mejores funcionalidades del sistema. Como veis, mi sistema tiene una forma determinada, pero cada uno se puede montar el suyo. Dicho de otro modo, es un software que puedes usar para llevar tu sistema GTD, o cualquier evolución del mismo que se te ocurra. Además, las listas inteligentes te permiten sacarle jugo al archivo, ya que puedes hacer consultas con operadores (o botones) como la lista de las tareas que vencen antes de un evento determinado, o las tareas completadas en tal fecha, etc.
  • Permite tareas repetitivas. Todos tenemos tareas que se repiten periódicamente. La mejor forma de no olvidarse es anotarlas en el RTM. Luego podrás hacerlas o no, pero tienes la garantía que te avisará para recordártelas. Por ejemplo, una de las que uso yo es para que todos los viernes por la tarde me recuerde que tengo que hacer la revisión del sistema GTD. (y sí, algún viernes me la salto…)
  •  “Entiende” lo que escribes. Esto es básico. Así como la carga de tareas ágil es importante, también lo es que si escribes “jeuves” en vez de “jueves” porque vas a toda prisa, RTM entienda que has querido poner “jueves”, y asigne la tarea a ese día. Lo mismo para con las tareas repetitivas, en las que puedes cargar la repetición “semánticamente”, como por ejemplo “cada dos semanas“, o “el primer martes de cada mes“, y el sistema se encarga de traducir eso en eventos repetitivos.
  • Ubicaciones. Aunque es algo que no utilizo demasiado, es muy útil si viajas mucho, o trabajas in-company en varios clientes, poder repasar las tareas pendientes en función de donde estés en cada momento. O anotar que cuando pases por el centro comercial te acuerdes de pasar por tal tienda o tal otra. Simplemente consultas tareas “Cercanas” en tu móvil, y listo.

En conclusión, muy recomendable herramientas si usáis GTD como sistema de trabajo y necesitáis consultar o “capturar” tareas desde cualquier parte y rápidamente. Al menos, a mí me ha ayudado a completar, a día de hoy y desde que comencé a utilizarlo, 2.801 tareas.

¿Alguno usáis RTM para vuestro sistema GTD? ¿Algún otro que os haya gustado más?

¿Son los teléfonos inteligentes los sustitutos de los portátiles?

Como sabréis los que leéis el blog con asiduidad, tengo un iPhone (sí, soy esclavo de Movistar al menos 2 años) desde hace unos 6 meses. La experiencia como usuario no puede ser mejor, más que por todas las consabidas ventajas del terminal, por que se trata de un dispositivo en constante evolución, gracias a las muchísimas aplicaciones que cada día se publican en el AppStore de Apple.

Gracias a estas aplicaciones, el iPhone ya no es solo un movil-con-iPod-iTunes-y-3G, si no que se convierte en una herramienta de productividad/ocio espectacular. Dado que cuenta con un procesador interno más potente que, por ejemplo, el de una PSP, el que quiera el móvil para jugar, se conecta a la AppStore y se descarga los juegos que quiera, a unos precios que van desde 0 € hasta (el más caro que he visto yo, uno de Ferrari, una excepción) 7,99 €.

El que quiera el iPhone como una herramienta de productividad u ocio no de juegos (como es mi caso), también está de enhorabuena, porque te puedes encontrar aplicaciones de todo tipo, yo por ejemplo he descargado:

  • Gestores de ficheros para utilizar la memoria interna del iPhone como disco duro externo (además cuenta con un lector de PDF y archivos de Office, así que cualquier cosa que lleves en el móvil la puedes consultar).
  • Versiones para iPhone de todas las redes sociales más importantes. Yo tengo instaladas las de Facebook, Linkedin y Twiterrific, un lector y editor de Tweets.
  • Búsqueda de Google por voz (si, en inglés, pero funciona)
  • Editor de Blogs de WordPress (de hecho, algún post de este blog está editado desde el iPhone)
  • Grabadora (útil para tomar notas cuando no tienes papel y bolígrafo a mano)
  • Lector de Google Analytics. Es un poco limitado, pero al menos me da las lecturas de 15 cuentas de Analytics diariamente y de forma precisa.
  • VNC para iPhone. Aprovechando las posibilidades VPN del terminal y con el VNC, accedo a mi PC de escritorio sin ningún problema desde cualquier sitio con cobertura 3G o Wi-fi.
  • Shozu: Es un programa que te permite editar la información de múltiples redes sociales, incluyendo posts en blogs de Blogger, pero la verdad, le he dado un par de usos y lo he sustituido por Ping.fm
  • Ping.fm, en su versión para iPhone, que me permite postear mi status en Facebook, Linkedin o Twitter, por poner un ejemplo, escribiéndolo una sola vez en el terminal.
  • Otras aplicaciones que tengo instaladas no relacionadas directamente con la productividad: Detector de radares (sí, lo reconozco), Shazam, carteleras de cine que emplean el GPS del iPhone para decirte los cines más cercanos, Google Earth, Conversor de Unidades, bolsa by Bloomberg, Last.fm para iPhone, Radios (Cadena100, RNE, etc), detector de puntos W-fi gratuitos para usuarios de Telefonica, planos y rutas del Metro de Madrid, etc etc etc)

Hay miles de aplicaciones más que probar y descargar, y cada día son muchas las novedades. Como veis el iPhone es un terminal muy versátil (hasta hay aplicaciones que “convierten” el iPhone en un nivel, o en un pulsómetro) dado que se puede emplear para casi cualquier fin.

Quizás nos encontremos a medio plazo con que las empresas retomen la implementación de sistemas de gestión comercial o ruteros programados específicamente para móviles de nueva generación, toda vez que la “moda” de aplicaciones comerciales para PDAs está más que superada.

En cualquier caso, desde que tengo el iPhone me he dado cuenta de que cada vez dejo más veces el portátil en la oficina. Antes de tenerlo, era habitual que al menos 1 vez cada dos días me llevase el portátil a casa, y en muchas ocasiones era porque no me había dado tiempo a responder o leer algunos emails, o porque quería leer un par de documentos que tenía pendientes, o porque simplemente por si acaso, no fuera a ser que al llegar a casa tuviese que hacer algo relacionado con el trabajo.

Todas esas tareas las desempeño ahora con el iPhone, y me pregunto si no estaremos antes un punto de inflexión en las respectivas curvas de demanda de Móviles de nueva generación y portátiles, hasta tal punto que el portátil acabe siendo “fijo” y el móvil acabe siendo “PC portátil“.

Al menos en mi caso voy por ese camino. (O lo intento, dado que en cuanto a autonomía de batería queda mucho por mejorar…)

Inversiones tecnológicas en tiempos de crisis

Leo con gran alegría este domingo en el suplemento de Mercados de El País, que la ONCE, a través de la Corporación Empresarial ONCE (CEOSA), ha adquirido el 15% de la compañía británica de software Medalytix. La noticia me resulta agradable por varios factores:

  • Primero, porque la compañía adquirida se dedica al desarrollo de software de diagnóstico del riesgo de ceguera en enfermos de diabetes, y todo lo que ayude a diagnosticar rápida, eficiente y económicamente la potencial pérdida de visión que afecta al 50% de los diabéticos, es ya per se una buena noticia.
  • Y segundo, porque en los tiempos que corren, con grandes corporaciones tecnológicas e industriales en sus horas más bajas (con la honrosa salvedad de Apple), entidades financieras que no dan créditos a pesar de las ayudas estatales, y una especial aversión al riesgo por parte de bancos e inversores, la ONCE se lanza a un mercado con una potencialidad de éxito directamente proporcional al riesgo de la inversión.

La inversión es de 800.000 euros, y el software en cuestión se llama iGrading. El funcionamiento es sencillo, consiste en obtener una imagen del ojo del paciente, enviarla por Internet a los servidores de la empresa, donde se obra la magia, y el software analiza dicha imagen para determinar si existe riesgo de desarrollar ceguera. Todo ello con una eficacia del 99,98%.

El mercado existe y desgraciadamente crece, y al parecer este producto cuenta con un prometedor futuro. Magnífico ejemplo el que da la ONCE arriesgando al invertir en Tecnologias para mejorar las vidas de todos.