Hace tiempo que le debo un pequeño favor a Remember the Milk, el software que utilizo para aplicar mi sistema GTD particular. Se lo debo porque desde que empecé a utilizarlo, allá por Julio de 2010, me ha servido para conseguir organizarme con eficacia.

Lo más importante ya no es la organización en sí misma, sino que el hecho de estar mejor organizado ha hecho posible que pueda hacer más tareas con el mismo tiempo disponible. Lo que viene siendo una definición de libro de aumento de productividad.

Desde que lo comencé a utilizar he probado otros, pero ninguno me ha convencido como para cambiarme. Wünderlist ha sido el que más cerca ha estado, pero la espectacular interfaz no ha sido suficiente para compensar su sorprendente falta de funcionalidades básicas, como la de poner horas a las tareas.

Mucha gente me ha hablado de Evernote, al cual le he dado más de una oportunidad, sin embargo para mí es una buena herramienta para la fase de «Captura», pero no para gestionar el sistema GTD completo. Y Things parece que está muy bien, pero está reservado a usuarios de Mac.

RTM es un sistema potente, aunque solo uso una parte. Sigo GTD como sistema de trabajo, pero no de forma estricta. Digamos que lo he personalizado a mi gusto, para evitar que el propio sistema acabe conmigo, y porque hay aspectos del mismo que no comparto.

Pensad que en el momento en que se escribió Getting Things Done (2003), muchas de las herramientas con las que hoy en día contamos no existían, y esas herramientas facilitan mucho determinadas tareas del sistema, y las simplifican.

Cómo uso RTM

Para utilizar RTM como gestor GTD, me he creado una serie de etiquetas que simbolizan cada fase del proceso GTD:

• #na para Next Actions
• #someday para Someday/Maybe
• #read para Read/Review
• #ref para Reference
• #wait para tareas en Espera

Con la funcionalidad de poder guardar cada búsqueda como una lista, me he creado tantas listas como etiquetas, de tal manera que mi RTM es una versión digital completa del sistema físico de bandejas que tengo en mi despacho. Así, tengo la lista «next actions» que me muestra automáticamente todas las tareas que tienen asignadas la etiqueta na, o una lista «en espera», que me muestra aquellas marcadas con la etiqueta #wait.

Además, me he creado algunas etiquetas adicionales, como #calendario, que me ayuda a ver de un plumazo las citas que tengo anotadas (una de las pegas del sistema GTD es supone que debes llevar una agenda por un lado y tu sistema por otro, de esta manera los he fusionado).

En lo que respecta a la gestión de ubicaciones, me he creado una etiqueta #@entransito, que consulto siempre que tengo que salir de la oficina, para ver recados que tengo pendientes de hacer. (RTM contempla de forma nativa las ubicaciones, de tal manera que puedes asignar tareas a una ubicación concreta con sus coordenadas, y después consultar desde tu móvil, por ejemplo, tareas que tienes que hacer cerca de donde estás en ese momento. Sin embargo no la uso porque no me hace falta llegar a tanto nivel de detalle.)

Por último, y siguiendo el sabio consejo del amigo David Allen acerca de tareas que se pueden hacer en tiempos muertos, he creado las etiquetas #llamadas y #mail, que consulto siempre que tengo algún rato libre, para ver llamadas o emails que puedo enviar mientras espero una reunión, o voy en el coche.

A partir de ahí, las combinaciones son muchas. Por ejemplo la lista de Next Actions la tengo separada en 2 listas: una para las siguientes acciones con fecha (eventos o tareas que vencen en una fecha determinada y además requieren de mi atención) y otra sin fecha (tareas que tengo que hacer en cuanto me sea posible, pero no tienen una fecha de vencimiento). Esta división me ayuda por ejemplo, a separar lo que verdaderamente es importante, de las acciones que sí tengo que hacer pero no necesariamente en este momento.

Lo que más me gusta de RTM

Hay varias razones por las que Remeber The Milk es mi gestor GTD de referencia:

• Es multidispositivo y multisistema. Tengo la aplicación en el iPhone, en el iPad y para lo demás, cualquier ordenador del mundo me sirve para acceder a mis tareas. Además, se actualiza entre dispositivos de forma muy rápida y en segundo plano. Puedes estar seguro de que lo que anotas en el iPhone durante una reunión entrará en la rueda de tu sistema sin tener que hacer nada más. OJO que para poder tenerlo en el iOS hay que ser Pro, pero cuesta tan solo 25 dólares al año, y de verdad, los vale.
• La carga de tareas es muy rápida. Tanto en el iPhone como en el iPad, en la mayor parte de los casos, lo que necesito es anotar algo, rápido, y asegurarme de que queda depositado en mi «bandeja virtual» adecuada. Las apps de iPhone y iPad son muy buenas en ese sentido. Mediante un sistema de iconos, poner etiquetas o vencimientos a la tareas según las creas, es muy rápido. Además, puedes usar atajos de teclado como #, ^o ! para etiquetar, poner fecha o prioridad a una tarea «al vuelo». Con ese sistema, tardo apenas unos segundos en anotar algo en mi sistema, garantizar que estará bien archivado, y vaciar de paso mi «RAM personal» como dice Allen.
• Es muy versátil. Las listas inteligentes son una de las mejores funcionalidades del sistema. Como veis, mi sistema tiene una forma determinada, pero cada uno se puede montar el suyo. Dicho de otro modo, es un software que puedes usar para llevar tu sistema GTD, o cualquier evolución del mismo que se te ocurra. Además, las listas inteligentes te permiten sacarle jugo al archivo, ya que puedes hacer consultas con operadores (o botones) como la lista de las tareas que vencen antes de un evento determinado, o las tareas completadas en tal fecha, etc.
• Permite tareas repetitivas. Todos tenemos tareas que se repiten periódicamente. La mejor forma de no olvidarse es anotarlas en el RTM. Luego podrás hacerlas o no, pero tienes la garantía que te avisará para recordártelas. Por ejemplo, una de las que uso yo es para que todos los viernes por la tarde me recuerde que tengo que hacer la revisión del sistema GTD. (y sí, algún viernes me la salto…)
•  «Entiende» lo que escribes. Esto es básico. Así como la carga de tareas ágil es importante, también lo es que si escribes «jeuves» en vez de «jueves» porque vas a toda prisa, RTM entienda que has querido poner «jueves», y asigne la tarea a ese día. Lo mismo para con las tareas repetitivas, en las que puedes cargar la repetición «semánticamente», como por ejemplo «cada dos semanas«, o «el primer martes de cada mes«, y el sistema se encarga de traducir eso en eventos repetitivos.
• Ubicaciones. Aunque es algo que no utilizo demasiado, es muy útil si viajas mucho, o trabajas in-company en varios clientes, poder repasar las tareas pendientes en función de donde estés en cada momento. O anotar que cuando pases por el centro comercial te acuerdes de pasar por tal tienda o tal otra. Simplemente consultas tareas «Cercanas» en tu móvil, y listo.

En conclusión, muy recomendable herramientas si usáis GTD como sistema de trabajo y necesitáis consultar o «capturar» tareas desde cualquier parte y rápidamente. Al menos, a mí me ha ayudado a completar, a día de hoy y desde que comencé a utilizarlo, 2.801 tareas.

¿Alguno usáis RTM para vuestro sistema GTD? ¿Algún otro que os haya gustado más?